Vom Hinweis bis zur Aufklärung: Weg der Meldung eines Hinweisgebers

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Unternehmen ab 50 Beschäftigten, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten. Dies erfolgt in der Einrichtung einer internen Meldestelle.

Dieses System soll es Mitarbeitern ermöglichen, Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder andere verbindliche Regelungen vertraulich zu melden. Hierzu zählen insbesondere Fälle von Korruption, Betrug, Geldwäsche, Verstöße gegen das Arbeitsrecht, Umweltverschmutzung oder Produktsicherheitsmängel.

Was sind die Aufgaben der internen Meldestelle?

Die nach der EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz und dem deutschen Hinweisgeberschutzgesetz vorgesehenen Aufgaben sind:

• geeignete Meldekanäle einrichten und betreiben,
• die Verfahren für die Bearbeitung von Meldungen führen,
• angemessene Folgemaßnahmen ergreifen sowie
• klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens sowie über externe Meldeverfahren bereithalten. Ergänzend gilt
• das Verbot, Meldungen oder die auf die Meldung folgende Kommunikation zu behindern (aus Perspektive des Meldestellenbeauftragten auch keine „Beihilfe“ zu solchen Aufforderungen) bzw. positiv formuliert Meldungen und Kommunikation zu ermöglichen,
• die Vertraulichkeit der Identität der geschützten Personen zu wahren,
• hinweisgebende Personen über die Weitergabe ihrer Identität an Behörden aufgrund entsprechender Anforderung schriftlich oder elektronisch zu informieren,
• den Datenschutz zu wahren und
• alle Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots zu dokumentieren sowie fristgerecht zu löschen.

Der Weg eines Hinweises

Der Gesetzgeber hat zudem einige Vorgaben gemacht, die den Weg einer Meldung an die Meldestelle vorzeichnet:

Schritt 1: Annahme des Hinweises

Der Hinweisgeber kann seinen Hinweis auf verschiedene Weise übermitteln, z. B. per E-Mail, Post, Fax oder Telefon. Dies ist auch abhängig davon, welche Kanäle das jeweilige Unternehmen zur Verfügung stellt. Die Annahme des Hinweises erfolgt durch die interne Meldestelle des Unternehmens. Die Meldestelle ist dafür verantwortlich, dass der Hinweis vertraulich behandelt wird.

Schritt 2: Eingangsbestätigung

Der Hinweisgeber erhält innerhalb von sieben Tagen nach Eingang des Hinweises eine Eingangsbestätigung. Die Eingangsbestätigung bestätigt den Eingang des Hinweises und enthält ggf. Informationen über die weitere Vorgehensweise.

 

Schritt 3: Plausibilitätscheck

Die Meldestelle prüft die Plausibilität des Hinweises. Diese Prüfung dient dazu, zu beurteilen, ob der Hinweis weiter bearbeitet werden muss.

Ein Plausibilitätstest ist eine Prüfung, ob ein Sachverhalt plausibel ist. Bei einem Plausibilitätstest wird untersucht, ob die Angaben des Hinweisgebers logisch nachvollziehbar sind und ob sie mit den bekannten Fakten übereinstimmen. Im Grunde stellt man sich diese drei Fragen:

 

1. Ist der Hinweisgeber glaubwürdig? Der Hinweisgeber sollte ein sachkundiger und glaubwürdiger Zeuge sein, der den Sachverhalt selbst erlebt oder gesehen hat. Im Idealfall kann er entsprechende Beweise vorlegen.
2. Sind die Angaben des Hinweisgebers nachvollziehbar? Die Angaben des Hinweisgebers sollten logisch nachvollziehbar sein.
3. Stimmen die Angaben des Hinweisgebers mit den bekannten Fakten überein? Die Angaben des Hinweisgebers sollten mit den bekannten Fakten übereinstimmen.

 

Wenn die Antworten auf diese Fragen positiv sind, ist der Hinweis plausibel. Wenn die Antworten auf diese Fragen negativ sind, ist der Hinweis möglicherweise nicht plausibel. Bei einem Plausibilitätstest ist es wichtig, dass die Prüfung objektiv und unvoreingenommen durchgeführt wird. Der Prüfer sollte sich nicht von seinen eigenen Vorurteilen oder Meinungen beeinflussen lassen.

Wenn der Hinweisgeber keine konkreten Angaben machen kann oder wenn die Angaben des Hinweisgebers nicht nachvollziehbar sind, kann der Hinweis als nicht plausibel eingestuft werden.

Schritt 4: Aufklärung des Sachverhaltes bzw. Weiterleitung des Hinweises

Wenn der Hinweis weiter bearbeitet werden muss, wird er an die zuständige Stelle im Unternehmen weitergeleitet. Die zuständige Stelle ist dafür verantwortlich, den Hinweis zu prüfen und gegebenenfalls Maßnahmen zu ergreifen.

Wenn es keine Stelle zur Weiterleitung des Hinweises gibt, muss der Hinweisgeber selbst die weiteren Schritte erledigen. Dies bedeutet, dass der Hinweisgeber selbst prüfen muss, ob der Hinweis weiter bearbeitet werden muss.

Es ist wichtig zu beachten, dass der Hinweisgeber bei der Prüfung und Weiterleitung des Hinweises selbst verantwortlich ist. Der Hinweisgeber sollte daher sorgfältig prüfen, ob er die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzt, um die Aufgabe zu erledigen.

Wenn es keine Stelle zur Weiterleitung des Hinweises gibt, kann der Hinweisgeber sich an eine externe Stelle wenden, die sich mit der Prüfung von Hinweisen befasst. Dazu gehören z. B.:

 

• Sondierungsstelle des Bundes: Die Sondierungsstelle des Bundes ist eine unabhängige Stelle, die Hinweise zu Verstößen gegen das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) entgegennimmt.
• Ombudsmann: Ein Ombudsmann ist eine unabhängige Stelle, die Beschwerden von Kunden oder Mitarbeitern entgegennimmt.
• Aufsichtsbehörde: Eine Aufsichtsbehörde ist eine staatliche Stelle, die für die Überwachung bestimmter Bereiche zuständig ist.

 

Der Hinweisgeber sollte sich vor der Weiterleitung des Hinweises an eine externe Stelle informieren, ob diese Stelle Hinweise zu dem jeweiligen Sachverhalt entgegennimmt und ob ggf. eine vorherige Abstimmung mit der Geschäftsführung erforderlich ist.

Schritt 5: Rückmeldung an Hinweisgeber

Nach § 15 Abs. 1 HinSchG hat der Hinweisgeber ein Recht auf Information über den Fortgang der Ermittlungen. Dieses Recht besteht, solange der Hinweisgeber nicht anonym gemeldet hat.

Das Unternehmen muss den Hinweisgeber über die folgenden Aspekte informieren:

• Welche Maßnahmen wurden zur Prüfung des Hinweises ergriffen?
• In welchem Stadium befindet sich die Prüfung?
• Wann wird der Hinweisgeber über den Abschluss der Ermittlungen informiert?

 

Nach § 15 Abs. 2 HinSchG hat der Hinweisgeber ein Recht auf Information auch über den Abschluss der Ermittlungen. Dieses Recht besteht auch, wenn der Hinweisgeber anonym gemeldet hat und über Kommunikationskanäle erreichbar ist. Das Unternehmen muss den Hinweisgeber über die folgenden Aspekte informieren:

• Ob der Hinweis bestätigt oder nicht bestätigt wurde.
• Welche Maßnahmen ergriffen wurden, um den Hinweis zu prüfen.
• Ob und welche Maßnahmen ergriffen werden, um den Verstoß zu beseitigen.
  
  

Das Unternehmen kann die Information über den Fortgang oder Abschluss der Ermittlungen auch in Form eines Berichts an den Hinweisgeber übermitteln. Es ist wichtig, dass das Unternehmen den Hinweisgeber umfassend und zeitnah über den Fortgang oder Abschluss der Ermittlungen informiert. Dies trägt dazu bei, dass der Hinweisgeber Vertrauen in das Hinweisgebersystem des Unternehmens hat.

In bestimmten Fällen kann das Unternehmen die Information über den Fortgang oder Abschluss der Ermittlungen verweigern. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Information:

 

• Die Rechte oder Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt.
• Die Durchführung der Ermittlungen gefährdet.
• Gesetzeswidrig wäre.

 

Wenn das Unternehmen die Information über den Fortgang oder Abschluss der Ermittlungen verweigert, muss es den Hinweisgeber begründen.

Schritt 6: Dokumentation

Alle Schritte im Verfahren zur Annahme und Bearbeitung von Hinweisen sind zu dokumentieren. Die Dokumentation soll sicherstellen, dass der Hinweisgeberschutz gewährleistet ist.

Wichtige Vorgaben des Gesetzes in diesem Kontext

Das HinSchG enthält unter anderem folgende Vorgaben für die Annahme von Hinweisen:

• Der Hinweisgeber muss seinen Hinweis vertraulich übermitteln können.
• Unternehmen müssen ihr Hinweisgebersystem so gestalten, dass es für Hinweisgeber leicht zugänglich und verständlich ist.
• Das System sollte so sicher sein, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt wird.
• Der Hinweisgeber erhält innerhalb von sieben Tagen nach Eingang des Hinweises eine Eingangsbestätigung.
• Die Meldestelle prüft die Plausibilität des Hinweises.
• Der Hinweis wird an die zuständige Stelle im Unternehmen weitergeleitet.
• Alle Schritte im Verfahren zur Annahme und Bearbeitung von Hinweisen sind zu dokumentieren.

Fazit

Der Weg eines Hinweises nach dem HinSchG ist klar geregelt. Unternehmen sind verpflichtet, ein internes Hinweisgebersystem einzurichten und die Vorgaben des Gesetzes einzuhalten.

Dies trägt dazu bei, dass Hinweisgeber ihre Rechte wahrnehmen und Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften oder andere verbindliche Regelungen melden können. Um der vorgeschriebenen fachlichen Kompetenz dabei gerecht zu werden, empfehlen wir die Teilnahme an einem qualifizierenden Kurs.