Ausgelagerte interne Meldestellen: Wie Compliance-Experten vom Hinweisgeberschutzgesetz profitieren

Das 2023 in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz bringt für viele Unternehmen in Deutschland eine Reihe von Neuerungen und Anforderungen mit sich. Besonders im Fokus stehen die „internen Meldestellen“, die Unternehmen ab 50 Mitarbeiter einrichten müssen, um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden. 

Ein häufiges Missverständnis dabei: Nicht nur Firmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden, sondern alle Unternehmen dürfen diese Meldestellen auslagern. Dies öffnet eine spannende Tür für Dienstleister und Compliance-Experten, die diesen Bereich als neue Geschäftschance erkennen.

Das „Intern“ in „Interne Meldestelle“ definiert

Der Begriff „interne Meldestelle“ im Kontext des Hinweisgeberschutzgesetzes kann zunächst irreführend erscheinen. „Intern“ bedeutet hier nicht zwangsläufig, dass die Meldestelle physisch innerhalb des Unternehmens oder von eigenen Mitarbeitern betrieben wird. 

Es definiert vielmehr die Tatsache, dass diese Meldestelle nicht von staatlichen oder externen Behörden geführt wird, wie die Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz. Externe Meldestellen agieren unabhängig von Unternehmen und haben eine gesonderte Funktion. 

In diesem Zusammenhang bietet das Gesetz Unternehmen die Freiheit, ihre internen Meldestellen auszulagern und von Drittanbietern betreiben zu lassen, solange sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

 

Auszug aus dem Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG)  § 14 Organisationsformen interner Meldestellen (1) Eine interne Meldestelle kann eingerichtet werden, indem eine bei dem jeweiligen Beschäftigungsgeber oder bei der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigte Person, eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit oder ein Dritter mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut wird. Die Betrauung eines Dritten mit den Aufgaben einer internen Meldestelle entbindet den betrauenden Beschäftigungsgeber nicht von der Pflicht, selbst geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um einen etwaigen Verstoß abzustellen. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 2 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend. (2) Mehrere private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können für die Entgegennahme von Meldungen und für die weiteren nach diesem Gesetz vorgesehenen Maßnahmen eine gemeinsame Stelle einrichten und betreiben. Die Pflicht, Maßnahmen zu ergreifen, um den Verstoß abzustellen, und die Pflicht zur Rückmeldung an die hinweisgebende Person verbleiben bei dem einzelnen Beschäftigungsgeber.

Geschäftschance für Compliance-Experten

In der immer komplexer werdenden Compliance-Landschaft eröffnet das Hinweisgeberschutzgesetz bestehenden Experten, wie Datenschutzbeauftragten, eine interessante Möglichkeit. Mit dem nötigen Fachwissen können diese Profis ihre Dienstleistungen ausdehnen und Unternehmen dabei unterstützen, den Anforderungen des Gesetzes durch Bereitstellung oder Betrieb einer ausgelagerten internen Meldestelle gerecht zu werden.

Für Unternehmen bringt die Nutzung ausgelagerter interner Meldestellen zahlreiche Vorteile mit sich. Zu diesen zählen:

 

• Spezialisierung: Compliance-Experten bringen oft eine tiefgehende Expertise in spezifischen Compliance-Bereichen mit, die den Unternehmen zugutekommt.
  
  
• Kosteneffizienz: Das Auslagern kann oft kostengünstiger sein als der Aufbau und Betrieb eigener Strukturen, besonders für kleinere Unternehmen.
  
  
• Neutralität: Eine externe Partei kann eine unvoreingenommene Position einnehmen, wodurch die Wahrscheinlichkeit fairer und unparteiischer Untersuchungen steigt.

 

In diesem dynamischen Umfeld, in dem sich sowohl rechtliche Anforderungen als auch Geschäftschancen weiterentwickeln, können Compliance-Experten einen entscheidenden Mehrwert bieten.

Anforderungen und Qualifikationen für den Betrieb einer ausgelagerten internen Meldestelle 

Mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes wurden klare Richtlinien und Anforderungen für die Einrichtung und den Betrieb interner Meldestellen festgelegt. Für jene, die diese spezialisierte Dienstleistung anbieten möchten, sind insbesondere folgende Aspekte relevant:

Organisationsformen interner Meldestellen

Gemäß § 14 HinSchG kann eine interne Meldestelle durch eine beim Unternehmen beschäftigte Person, eine Arbeitseinheit oder einen Dritten betrieben werden. Wird ein Dritter beauftragt, entbindet dies das Unternehmen nicht von seiner Verantwortung, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um etwaige Verstöße zu beheben. 

Unabhängigkeit & Fachkunde

Laut § 15 HinSchG müssen Personen, die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut sind, unabhängig in ihrer Tätigkeit sein. Interessenkonflikte müssen vermieden werden. Weiterhin ist sicherzustellen, dass diese Personen über die notwendige Fachkunde verfügen.

Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten

Gemäß den §§ 5 und 6 HinSchG müssen Informationen, die in der Meldestelle behandelt werden, mit höchster Vertraulichkeit behandelt werden. Insbesondere Informationen, die Geschäftsgeheimnisse oder andere vertragliche oder gesetzliche Verschwiegenheitspflichten beinhalten, müssen geschützt werden. Meldestellen dürfen solche Geheimnisse nur insoweit verwenden oder weitergeben, wie es für Folgemaßnahmen erforderlich ist.

Die Verantwortung und Komplexität der Aufgabe, eine interne Meldestelle zu betreiben – ob im eigenen Unternehmen oder als ausgelagerter Dienst –, macht es unerlässlich, dass die verantwortlichen Personen gut geschult sind und stets auf dem Laufenden bleiben. Die Einhaltung des Gesetzes und der Schutz der Whistleblower sind hierbei von höchster Priorität. 

Wie die Lutop Akademie Sie unterstützen kann

Die komplexe Materie des Hinweisgeberschutzgesetzes und die daraus resultierenden Anforderungen an interne Meldestellen können ohne gezielte Weiterbildung und fundiertes Wissen schnell überfordernd wirken oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht erfüllt werden. Hier kommt die Lutop Akademie ins Spiel.

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Diese Weiterbildungen decken nicht nur die rechtlichen Grundlagen ab, sondern gehen tief in die praktische Umsetzung hinein, sodass Dienstleister optimal auf die Anforderungen und Herausforderungen vorbereitet werden.

Die Vorteile einer Weiterbildung bei der Lutop Akademie liegen klar auf der Hand:

 

1. Aktuelles Wissen: Mit einem Team aus spezialisierten Rechtsanwälten und weiteren externen Experten wird sichergestellt, dass alle Schulungsinhalte stets aktuell und auf dem neuesten Stand sind.
   
   
2. Praxisnahe Schulung: Neben der Theorie wird großer Wert auf die praxisnahe Umsetzung gelegt, um die Teilnehmer optimal auf ihre künftigen Aufgaben vorzubereiten.
   
   
3. Netzwerk: Durch den Austausch mit anderen Kurs- und Schulungsteilnehmern können wertvolle Kontakte geknüpft werden, die eine Zusammenarbeit oder den Erfahrungsaustausch in der Zukunft erleichtern.
   
   
4. Datenschutz und Fachkunde zum Hinweisgeberschutzgesetz aus einer Hand: Die Lutop Akademie kann im Bereich der Compliance gleich mehrere Themenfelder abdecken und Lösungen aus einer Hand anbieten.
   
   

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FAQ

Was genau bedeutet „ausgelagerte interne Meldestelle“?

Ausgelagerte interne Meldestelle bezieht sich auf die Möglichkeit für Unternehmen, die Einrichtung und den Betrieb ihrer internen Meldestelle an einen externen Dienstleister auszulagern. Obwohl die Meldestelle von einem Dritten betrieben wird, bleibt sie in ihrer Funktion als „intern“, da sie nicht von staatlichen oder anderen externen Behörden geführt wird.

Ist jedes Unternehmen verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten?

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet Unternehmen ab 50 Mitarbeitern, eine interne Meldestelle einzurichten, wobei Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern auch die Möglichkeit haben, eine gemeinsame Meldestelle einzurichten.

Welche Qualifikationen sind erforderlich, um eine ausgelagerte interne Meldestelle zu betreiben?

Laut § 15 des Hinweisgeberschutzgesetzes müssen Personen, die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut sind, unabhängig in ihrer Tätigkeit sein und über die notwendige Fachkunde verfügen. Weiterbildungen, wie sie von der Lutop Akademie angeboten werden, können dabei helfen, die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten zu erwerben.

Wie wird sichergestellt, dass die ausgelagerte interne Meldestelle den gesetzlichen Anforderungen entspricht?

Der Betrieb der ausgelagerten Meldestelle muss den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes entsprechen. Dazu gehören u. a. die Wahrung von Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten, die Unabhängigkeit und Fachkunde der betrauten Personen sowie die Beachtung von Organisationsformen. Es ist die Verantwortung des Unternehmens, dies sicherzustellen, auch wenn die Meldestelle ausgelagert ist.